Laskun reklamointi käytännössä
Tässä artikkelissa käsittelen laskun reklamaatiota. Artikkelissa on käytännönläheiset ohjeet laskun reklamaatioon tekemiseen ja sen lopussa on malleja laskun reklamaatiolle.
Mistä laskun reklamaatiossa on kyse ja milloin reklamaatio tulee tehdä?
Laskun reklamaatio on virheilmoitus, jonka avulla tuot sopimuskumppanillesi tietoon laskun virheellisyyden. Reklamaatio on ensimmäinen askel tilanteen selvittämiseksi.
Reklamaatio tulee tehdä kohtuullisessa ajassa, joka on tapauskohtainen. Kohtuullisen ajan pituus riippuu muun muassa virheestä itsestään ja sopimuksen tyypistä. Liian myöhään tehty reklamaatio voi johtaa virheellisen laskun mukaiseen maksuvelvollisuuteen.
Jotta toimit varmasti ajoissa, sinun kannattaa selvittää tilanne ja tehdä reklamaatio ilman aiheetonta viivytystä.
Miten reklamaatio kannattaa tehdä?
Suullinen reklamaatio on sinänsä laillinen, mutta se on käytännössä ongelmallinen. Jos sopimuskumppanisi "unohtaa" reklamaatiosi, sinun pitäisi ensinnäkin pystyä todistamaan reklamaation tekeminen ja toisekseen myös sen sisältö. Tämä voi käytännössä olla mahdotonta.
Sinun kannattaa aina tehdä reklamaatiot kirjallisesti ja sellaisella tavalla, että voit todistaa reklamoinnin ja reklamaation sisällön jälkikäteen.
Kirjallinen reklamaatio ei estä asiasta keskustelemista. Voit ennen reklamaation tekemistä soittaa sopimuskumppanillesi ja keskustella tilanteesta.
Laskun reklamointi - Ohje
1. Selvitä tilanne
Ensimmäisenä sinun kannattaa varmistua virheen olemassaolosta. Tarkista sopimuksen sisältö ja vertaa sitä laskuun. Epäselvissä tapauksissa (esim. jos sopimus on tulkinnanvarainen), voit esittää minulle kysymyksen tilanteestasi.
2. Reklamaation sisältö ja kirjoittaminen
Jotta reklamaatio on riittävän selkeä, sopimuskumppanisi tulee pystyä ymmärtämään mitä asiaa reklamaatio koskee. Seuraavat kolme tietoa on olennaisia asian osalta:
- Kuka olet (ja yrityksen osalta myös mitä yritystä edustat).
- Mihin sopimukseen ja/tai laskuun reklamaatio liittyy.
- Mistä virheestä reklamoit.
Selkeyden vuoksi voi olla tarpeen kirjoittaa myös mitä sopimuksessa on sovittu. Alla on kolme esimerkkiä sähköpostitse lähetettävästä reklamaatiosta. Voit halutessasi käyttää esimerkkejä oman reklamaatiosi mallina.
3. Reklamaation lähettäminen
Kun reklamaatio on valmis, sinun tulee lähettää se sopimuskumppanillesi. Sinun kannattaa lähettää reklamaatio siten, että voit todistaa sen lähettämisen ja sisällön myöhemmin.
Jos esimerkiksi lähetät reklamaation sähköpostitse, sinun on helppo näyttää sen lähettäminen ja sisältö toteen.
Laskun reklamointi - Esimerkkejä
Alla on neljä esimerkkireklamaatiota seuraaviin tilanteisiin:
- Lasku on ennenaikainen.
- Lasku on liian suuri.
- Lasku sisältää palveluita, joita et tilannut.
- Palvelu on jo laskutettu ja maksettu.
Jollei mikään esimerkkireklamaatio sovellu tilanteeseesi, voit keskustella kanssani tilanteestasi.
Esimerkki 1 - Ennenaikainen lasku
Otsikko: Reklamaatio laskusta 1234
Hei,
X Oy:n reklamoi 10.9.2022 päivätystä laskustanne nro 1234.
5.8.2022 solmimamme sopimuksen mukaan A:n, B:n ja C:n tuli valmistua ennen laskun lähettämistä. C ei ole vielä valmistunut, jonka vuoksi ette vielä saa laskuttaa meitä. Lähettäkää meille lasku, kun C on valmis.
Ystävällisin terveisin,
Matti Möttönen
Toimitusjohtaja
X Oy
Esimerkki 2 - Liian suuri lasku
Otsikko: Reklamaatio laskusta 1234
Hei,
X Oy:n reklamoi 10.9.2022 päivätystä laskustanne nro 1234.
Sovimme kaivinkoneen hinnaksi 20.000 €. Laskussanne hinnaksi on kuitenkin virheellisesti merkitty 30.000 €. Maksamme laskustanne 20.000 € eräpäivään mennessä.
Ystävällisin terveisin,
Matti Möttönen
Toimitusjohtaja
X Oy
Esimerkki 3 - Lasku sisältää palveluita, joita et tilannut
Otsikko: Reklamaatio laskusta 1234
Hei,
X Oy:n reklamoi 10.9.2022 päivätystä laskustanne nro 1234.
Ostimme teiltä laskussa mainitut palvelut A B ja C. Lasku sisältää myös palvelut D, E ja F, joita emme ole tilanneet. Meillä ei ole velvollisuutta maksaa näistä tilaamattomista töistä. Maksamme A:n, B:n ja C:n hinnan laskun eräpäivään mennessä.
Ystävällisin terveisin,
Matti Möttönen
Toimitusjohtaja
X Oy
Esimerkki 4 - Palvelu on jo laskutettu ja maksettu
Otsikko: Reklamaatio laskusta 1234
Hei,
X Oy:n reklamoi 10.9.2022 päivätystä laskustanne nro 1234.
Ostimme teiltä X € hinnalla Y-palvelun 1.8.2022 ja lähetitte tällöin X € suuruisen laskun 1195, jonka maksoimme 14.8.2022. Lähetitte ilmeisesti vahingossa meille laskun 1234, vaikka olemme jo maksaneet ostamamme palvelun hinnan. Meillä ei ole velvollisuutta maksaa laskua 1234.
Ystävällisin terveisin,
Matti Möttönen
Toimitusjohtaja
X Oy
Voiko reklamaatio johtaa riitaan?
Reklamaatiolla kiistät sopimuskumppanisi vaatiman maksun. Reklamaatio aloittaa näin ollen oikeudellisen riitatilanteen. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että sopimuskumppanillasi on oikeus vaatia asiamieskulujen korvaamista, jos hän onkin oikeassa ja hankkii lakimiehen. Sinulla on sama oikeus, jos sopimuskumppanisi jatkaa asiasta riitelyä.
Riidan syntyminen merkitsee myös sitä, että sinä voit tehdä oikeusturvavakuutuksen vahinkoilmoituksen, jos sinulla on oikeusturvavakuutus.
Ota yhteystietoni alla talteen. Mikäli sopimuskumppanisi ei hyväksy reklamaatiotasi, voit soittaa minulle keskustellaksesi tilanteestasi.
Haluatko keskustella kanssani?
Soita minulle numeroon +358 44 9848 548 niin voimme keskustella asiastasi tarkemmin.
Voit vaihtoehtoisesti varata puheluajan täyttämällä alla olevan yhteydenottolomakkeen.
